Sådan håndterer du modstand mod forandring

Fem regler for konfrontation

Stort set alt hvad vi laver hos TS, er at skabe forandring. Med det for øje følger vi disse fem regler for konfrontation - tilpasset fra bedste praksis - for at håndtere eller endda undgå modstand. Og i stedet etablerer vi et positivt, kollektivt forankret fundament for progression.

1. Forandringsledelse
2. Forvent modstand
3. Identificer de underliggende årsager
4. Håndter modstanden med respekt
5. Involver modstands-ledere

1. Forandringsledelse

Modstand er en helt naturlig menneskelig reaktion på forandring eller forslag om forandring. Enhver ændring i virkeligheden, men især ændringer, der vil påvirke måden "vi er vant til at gøre noget på".

Vi kan dog undgå eller afbøde en betydelig mængde modstand ved at anvende effektiv forandringsledelse lige fra starten af et projekt eller et forandringsinitiativ. Der kan være mange grunde til, at medarbejdere modsætter sig forandringer, men den overvejende årsag er dårlig eller utilstrækkelig forandringsledelse.

Hvis du er en erfaren change management praktiker? Så hader du sikkert også dårlig ledelse af forandringer. Både i private og offentlige organisationer er ledere og eksterne rådgivere typisk dem, der har til opgave at implementere forandringer. Og ofte er det her, problemet opstår.

Hvis lederne blot er budbringere, eller hvis de ikke besidder den viden og de færdigheder, der er nødvendige for at være kompetente forandringsagenter, kan det føre til dårlig kommunikation mellem direktionen og medarbejderne. Ifølge HBS Online viser undersøgelser, at 50 procent af alle forandringsinitiativer mislykkes. Så hvorfor er det? Som tidligere nævnt er modstand mod forandring naturligt, og de fleste medarbejdere reagerer ikke på forandringer med den glæde og entusiasme, som du måske har håbet på.

2. Forvent modstand

Bliv ikke overrasket over modstand. Selvom en ændring ville være en væsentlig forbedring af et eksisterende problem, der plager medarbejdere, vil der være modstand. Komforten ved status quo er en betydelig kraft, mens det at bevæge sig ind i tågen af en ukendt fremtid skaber frygt, angst og stress, også selvom den nuværende situation er uudholdelig.

Neurologisk forskning har vist, at modstand mod forandring ikke kun er en psykologisk, men også en fysiologisk reaktion. At handle på en ny måde forbruger mere "RAM" i vores hjerne. Så når vi bliver præsenteret for en ny måde at gøre noget på, er den naturlige reaktion at vende tilbage til det, som hjernen allerede kender. Vi kan tilpasse vores adfærd, men det er en svær og smertefuld proces også for selve hjernen.

Når du forbereder dig på modstand, skal du bruge lidt tid på at se på sandsynlige kilder til modstand. Set i bakspejlet vil vi ofte reflektere over modstand og sige: "Vi vidste, at det ville ske" eller "Vi vidste, at den gruppe ville være imod det", men der blev ikke gjort noget for at undgå det. Når forandringsprocessen sættes i gang, søg proaktivt at identificere sandsynlige kilder til modstand og, vigtigst af alt, forsøg at forstå de grundlæggende årsager bag utilfredsheden.

3. Identificer de underliggende årsager

Håndtering af modstand er ikke effektiv, når man kun fokuserer på symptomerne. Symptomer på modstand er observerbare og ofte tydelige, såsom hyppige klager, ikke at deltage i møder, ikke at reagere på anmodninger om information eller ressourcer, eller simpelthen ikke at vedtage en ændring af en proces eller adfærd. Selvom de er mere tydelige, vil fokus på symptomerne ikke give de resultater, du leder efter. For at være effektive skal vi grave dybere ned i, hvad der forårsager modstanden.

Gennem årene har forskning i forandringsledelse identificeret en række årsager, som kan hjælpe os med at forbedre vores afbødningsindsats.

Manglende opmærksomhed og dårlig kommunikation

Klar og fyldestgørende kommunikation kan løse de fleste problemer. Mangel på samme derimod har det med at skabe flere. Dette er endnu en vigtig grund til, at medarbejdere er imod forandringer. Hvordan en forandrings-proces formidles til medarbejderne er afgørende, fordi det har direkte indflydelse på, hvordan de vil reagere. Hvis det, der skal ændres, hvorfor det skal ændres, hvordan det skal ændres, og hvordan succes ser ud, ikke kan formidles, så må der forventes modstand. Medarbejderne skal forstå, hvorfor der er behov for forandring, for hvis de bare får at vide, at det, de er vandt til, kender og forstår, vil ændre sig, vil det skabe en stærk modreaktion.

Indvirkning på nuværende jobrolle

Frygt for at miste sit arbejde er en væsentlig årsag til, at medarbejdere modsætter sig forandringer på arbejdspladsen. I enhver virksomhed er der konstant ting, der ændrer sig, uanset om det skyldes behovet for højere effektivitet, bedre ekspeditionstider eller behovet for, at medarbejderne arbejder smartere. Med alle disse behov følger en mulighed for virksomheden for at reducere eller skabe nye arbejdspladser, og det er herfra, at frygten for at miste sit arbejde kommer.

Manglende tillid til ledelsen

Det er klart, at tillid er en nøglekomponent i at drive en sund og succesfuld virksomhed. I organisationer, hvor tilliden til ledelsen er høj, er der markant lavere modstand mod forandring. Mistro eller ligefrem mistillid mellem ledelse og medarbejdere er en meget destruktivt størrelse og vil føre virksomheden mod stagnation og i sidste ende ruin, så tillid er af afgørende betydning.

Mangel på synlig støtte fra ledelsen

På samme måde som mistillid til ledelse kan hindre forandring, vil manglen på synlig støtte fra ledelsen forårsage modstand. Sørg for, at ledere, der er involveret i en forandringsproces, tydeligt støtter op om initiativet og ikke mindst de medarbejdere, der er berørt af forandringen.

Det ukendte

Vi har allerede været inde på vigtigheden af kommunikation, og det faktum, at mangel på kommunikation kan få medarbejderne til at føle sig undervurderede og usikre på, hvad fremtiden byder. Hvis organisationer løbende står over for usikkerhed om fremtiden, er der en god chance for, at medarbejderne ikke reagerer godt på forandringer. I sådanne tilfælde kan selv en antydning om forandring komme som en overraskelse, hvilket fører til, at medarbejderne føler sig overrumplede, som kun gør situationen endnu værre. Frygt rodfæstet i usikkerhed, på grund af tidligere mislykkede forsøg, er også en almindelig årsag til forandringsmodstand.

Mangel på inklusion og dårlig timing

Manglende inklusion i forandringsprocessen, vil være årsag til frustration og modstand for de fleste medarbejdere. Ingen nyder følelsen af at være udenfor. Ledere kan blive fristet til at udelade medarbejdere, der i øjeblikket har meget travlt med andre opgaver. Undgå fristelsen, og revider planen. Timing er også af afgørende betydning her. Faktisk er dårlig timing et af de største problemer, når det kommer til forandring. Kun sjældent er det planen eller handlingen i sig selv, der dyrker modstand, men derimod hvordan og hvornår planen annonceres eller aktiviteten sættes i gang. Vær opmærksom på de seneste begivenheder, igangværende projekter og andre forhold i virksomheden, der kan påvirke forandringsprocessens potentielle succes.

Ved at kende disse almindelige grundlæggende årsager, kan forandrings-teamet forberede en overbevisende case for forandringsbehovet og få direktionen til at kommunikere det til hele organisationen. Mens du fokuserer på hovedårsagen til modstand (dvs. manglende opmærksomhed), bør du anvende andre referencepunkter sammen med dine egne erfaringer til at udarbejde en liste over de mest sandsynlige grundlæggende årsager. Planlæg derefter aktiviteter eller kommunikation for at imødegå og afbøde hver af disse.

Husk dog på, at modstand mod forandring i høj grad er individuel. Selvom forskning kan identificere almindelige grundlæggende årsager, skal vi adressere modstand på individniveau, og ofte er den bedste måde, at såvel identificere som afbøde modstand, gennem en-til-en samtaler.

4. Håndter modstand med respekt

Uanset hvor godt du håndterer en forandring, vil der altid være modstand. Organisationer bør derfor gå i respektfuld dialog med dem, der modsætter sig. På denne måde kan du opnå en forståelse for deres bekymringer og potentielt fjerne forhindringer i tide. Ved at give medarbejderne tid til at komme med input, bliver det tydeligt, at ledelsen bekymrer sig om sine medarbejdere og samtidig får medarbejderne en følelse af at kunne påvirke forandringsprocessen, hvilket igen vil mindske friktion og modstand.

Det er nødvendigt at kommunikere tydeligt, tidligt og ofte, når man forsøger at formidle noget til medarbejderne. Der bør foregå en løbende dialog mellem den øverste ledelse og medarbejderne. Hvad skal ske fra dag til dag, og hvad skal ske i fremtiden. Det bedste råd en virksomhed kan tage imod, når de implementerer større ændringer, er at være ærlig, ligetil og rettidig. Interne nyhedsbreve eller en intern kommunikationsportal vil være nyttige værktøjer, så medarbejderne kan holde sig orienteret, stille spørgsmål, eller rejse bekymringer.

Det er altid en god idé at forklare, hvorfor ændringen er nødvendig. At hjælpe medarbejderne til at forstå, hvorfor en forandring er vigtig for virksomheden, gør det nemmere, at få dem med om bord. Det kan endda tilskynde dem til at blive fortalere for forandring i deres egen ret. Derudover, vil en forklaring af "hvad er der i det for mig?" for hver rolle, der påvirkes af ændringen, hjælpe medarbejderne med at se det store billede og indse fordelene ved ændringen.

I bedste fald er innovation og forbedring en integreret del af hverdagen i enhver organisation. Nye ideer og forslag til forbedringer er værdifulde for at sikre kontinuerlig progression. Uanset om det handler om at ændre synet på en bestemt opgave, sikre effektiv overdragelse og informationsdeling, eller forbedre dynamikken på kontoret. Uanset hvad det er, er der altid måder at forbedre sig på, og det kan virkelig påvirke, hvordan medarbejderne ser på forandringsledelse på arbejdspladsen.

Effektiv medarbejderinddragelse

Der er ingen vej udenom - lyt, lyt og lyt så lidt mere. Dette er det overordnede værktøj, der overtrumfer alle andre i kassen. Når det er sagt, er der et andet råd, som er værd at følge - at invitere til og reagere på konstruktiv feedback fra medarbejderne. Når alt kommer til alt, er det dem der udfører arbejdet og sørger for, at kunderne er glade, så det er vigtigt at involvere dem. Stil medarbejderne uddybende spørgsmål som: Virker den gennemførte ændring? Hvad kan vi gøre for at gøre det bedre? Har du spørgsmål eller bekymringer? Det er gode spørgsmål, men det vigtige er at bruge svarene fremadrettet.

Brugen af medarbejderinddragelses-undersøgelser er et godt sted at starte. Brug deres svar til at ændre planer, når det er relevant, og ved at gøre det viser du tydeligt dine medarbejdere, at deres ideer og bekymringer værdsættes. Det kan virke indlysende, men at anerkende, at ikke to medarbejdere er ens, er en anden vigtig sandhed, som vil tjene dig godt, når du forsøger at forstå medarbejdernes bekymringer og skepsis. Dette vil give dig mulighed for at løse hvert problem på en mere nuanceret og afbalanceret måde.

Gennemfør forandringer i etaper

Forandring sker ikke på én gang. For at forbedre chancerne for succesfuld implementering, bør organisationer indledningsvist forberede sig på en forandring, derefter tage skridt mod forandringen og planlægge styring af forandringen, og for det tredje støtte forandringsprocessen for at sikre, at alt går som planlagt.

Kommuniker forandring effektivt

Den bedste måde for dig som arbejdsgiver at kommunikere en forandring på, er at informere medarbejderne klart og fyldestgørende om, hvad der foregår. Ved at bruge en blanding af formel og uformel kommunikation kan du sikre, at alle medarbejdere modtager nyheder om ændringen. Med alle kommunikationsmuligheder såsom internt nyhedsbrev, e-mail, intern kommunikationsportal eller ”townhall møder”, vil budskabet nå ud til sit publikum. Ved at bruge flere forskellige måder at kommunikere forandring på hjælper det med at forklare visionen, målene og forventningerne til, hvad der skal ske og hvorfor.

5. Involver modstands-ledere

Overlad ikke modstandshåndtering til et forandringsledelsesteam, et projektteam, eksterne rådgivere eller personaleafdelingen. De er ikke i stand til effektivt at håndtere oppositionen. Modstands-ledere i enhver organisation - stor som lille - er topledelsen og personaleledere, og hver af dem har en forskellig rolle at spille.

Topledere

Topledere hjælper med at forebygge modstand ved at fremsætte overbevisende argumentation for behovet for forandring og demonstrere deres engagement. Generelt har medarbejdere en tendens til at vurdere topledelsens holdning og niveau af engagement i et forandringsinitiativ, før de selv tager stilling. Hvis topledelsen ikke er i stand til at formidle en overbevisende grund, eller vakler i deres støtte, til en bestemt forandring, er der stort set ingen chance for, at medarbejderne vil være positivt indstillede overfor en sådan forandring.

Afdelingsledere

Afdelingsledere er den anden nøglegruppe, der er ansvarlig for at håndtere modstand. De er tættest på medarbejderne, som i sidste ende skal adoptere og tage en forandring til sig i deres arbejde. Hvis en afdelingslederen ikke udviser en positiv holdning til en forandring, eller endda udviser ligegyldighed, vil deres direkte rapporter sandsynligvis følge trop. Heldigvis er det omvendte også tilfældet. En åbent støttende afdelingsleder, der går ind for en bestemt forandring, vil sandsynligvis se den samme adfærd hos sine medarbejdere.

Konklusion

Uanset type eller branche oplever organisationer konstant forandring. Efterhånden som industrier vokser, nye markeder opdyrkes, eller virksomheden står over for nye compliance-krav, skal organisationen tilpasse sig og ændre sig. Nok er det ikke alle ændringer, der kræver digital understøttelse, men i dag involverer de fleste ændringer en vis grad af procesautomatisering. En no-code udviklingsplatform kan hjælpe dig med at navigere i disse ændringer, og giver dig den nødvendige fleksibilitet og digitale færdigheder til at implementere ændringer hurtigt og pålideligt. Samtidig muliggør den et dybere niveau af medarbejderengagement, og en no-code platform kan hjælpe dig med at strømline intern kommunikation.

Tag fat i os for at høre, hvordan TS No-code Platform kan hjælpe dig med forandringsledelse, automatisering af forretningsprocesser, intern kommunikation og meget mere. Du vil blive overrasket over det niveau af støtte, du kan forvente fra TS-teamet undervejs. Du vil blive overrasket over hvor hurtigt udvikling kan foregå. Og ikke mindst vil du blive overrasket over hvor langt dit budget det rækker.